Анализ влияния на бизнес или BIA — это деятельность, направленная на оценку непредсказуемых рисков из внешней среды (природных катаклизмов, техногенных катастроф, чрезвычайных ситуаций и т. п.). В основе для анализа влияния на бизнес лежит тезис: все компоненты организации создают систему, но некоторые настолько важны, что без них операционная деятельность прекратится. Эти составляющие можно определить с помощью анализа влияния.
Комплексный анализ влияния на бизнес направлен на те отрасли, работу которых нужно наладить максимум за сутки после форс-мажорных обстоятельств. При базовом анализе направление можно восстановить позже, ибо его повреждение не несет опасности бизнесу.
Проводить анализ влияния на бизнес необходимо с целью:
- Уменьшить потенциальный ущерб от непредвиденных факторов, разработать план защиты активов и данных.
- Определить, есть ли синергия у отделов компании и насколько она сильна.
- Выяснить, в чем нуждается компания для работы с наименьшей производительностью.
- Быть готовым к постоянным изменениям во внешней среде и сохранить конкурентное преимущество.
Анализ влияния на бизнес помогает избежать уменьшения прибыли, поломки оборудования, дополнительных расходов на зарплату, штрафы и т. д.
6 шагов анализа влияния на бизнес
В этой статье рассмотрим детальнее шесть этапов анализа влияния на бизнес.
Определите ресурсы для использования в шаблоне и анализе BIA
Для начала необходимо осуществить учет всех ресурсов предприятия (рабочий коллектив, финансы, материальные активы, информация). Этим анализом в компании должно заниматься отдельное подразделение (менеджер, отвечающий за планирование непрерывности, или бизнес-аналитик, ІТ-специалист). Чтобы получить информацию, которую компания сможет эффективно применить, необходимо определить ключевых лиц.
Проведение сбора информации для анализа влияния на бизнес
Далее создается анкета для опроса ранее выбранных людей. Цель этого этапа заключается в группировании всей необходимой информации о потенциальном влиянии факторов риска и незапланированных инцидентов на бизнес. Компания должна быть готова к каждому непредсказуемому воздействию окружающей действительности. Опрос должен содержать вопросы, касающиеся мельчайших деталей. Все пункты должны содержать только ту информацию, которая релевантна для конкретного анализа влияния на бизнес. Вот практический пример вопросника:
- Отдел — начать можно со сбора информации об отделе/регионе, сформировать перечень контактов.
- Процессы — какие работы проводятся этим отделом?
- Корреляция — какая связь между процессом и отделом?
- Приоритетность — расставьте процессы: от важнейшего к наименее весомому.
- Альтернатива — есть ли замена процессу?
- Угроза — как пострадает компания во время возможного эксцесса?
- Допустимое время срыва — на какой максимальный период можно остановить работу отдела без потерь?
- Восстановление — сколько времени нужно для возобновления работы отдела?
- Потери — каким будет монетарное влияние?
Также следует попросить опрашиваемых предоставить свои индивидуальные комментарии. Сотрудники могут указать на детали, которые не были замечены.
Проведение сбора информации для анализа влияния на бизнес
Следующим шагом будет формирование шаблона анализа влияния на бизнес. Если респондентов 1-2, и все данные заносились в таблицу Excel или Google Spreadsheet, то по окончанию опроса шаблон будет готов к анализу. Если интервьюируемых намного больше, то рекомендуется использовать специально разработанные облачные шаблоны.
Проведение сбора информации для анализа по бизнесу
Прежде, чем представить отчет ответственным лицам, принимающим дальнейшие решения, рекомендуем еще раз просмотреть данные. Оцените, насколько объективно и правдиво отражена информация. Этот этап может выявить потенциальные данные, которые дополнят отчет.
Диаграмма влияния на бизнес в инструменте анализа влияния на бизнес
Визуализируйте информацию посредством списков, диаграмм и рисунков. Тестовый отчет должен включать большое количество аналитической информации, которая помогла бы управляющим бизнесом предпринять наиболее эффективные действия.
Представление результатов и рекомендаций анализа BIA
Заключительным этапом анализа влияния на бизнес является создание и презентация финального отчета — в нем будут представлены результаты исследования и рекомендации. Какими они могут быть?
- Уменьшить/увеличить сроки реализации проекта.
- Начать сотрудничество с определенными компаниями.
- Реорганизовать отделы и т. д.
Главные элементы отчета:
- Резюме (краткое изложение ситуации).
- Информация о методологии.
- Детали настоящего и будущего состояния процесса.
- Анализ и его визуализация.
- Приоритетность воздействий.
- Финансовая информация, связанная с потерями и рисками.
- Рекомендации консультантов.
Уделив должное внимание всем пунктам, вы составите адекватный отчет о влиянии на бизнес возможных опасностей.
Анализ влияния на бизнес и оценка рисков
BIA и оценка риска формируют стратегию аварийного обновления. Часто эти понятия путают, но их элементы не взаимозаменяемы.
В чем разница? Благодаря оценке риска компания определяет вероятность наступления исключительной ситуации. В то время как анализ внешнего воздействия описывает негативные последствия.
Обычно риски связаны с потерей клиентов, повышением цен на сырье или техническими сбоями в компьютерных системах. Кроме того, отдельно исследуют риски, которые напрямую не имеют отношения к деятельности компании: погодные катаклизмы, террористические атаки, инфляция, политические кризисы, войны и т. д. Еще выделяют риски, связанные с человеческим фактором:
- Коллега случайно или намеренно удалил файл на офисному ПК.
- В бухгалтерии необдуманно выбросили или утеряли нужные документы.
- По вине или недоброму умыслу члена команды конкуренты узнали внутреннюю, конфиденциальную информацию.
Основными последствиями этих проблем, отраженных в BIA-отчете, являются финансовые потери: уменьшение доходов компании, увеличение оплаты труда, срочная покупка определенного инструментария или программ. Иногда ситуация приводит к потере потребителей или их лояльности, увольнению квалифицированных сотрудников, утрате доверия партнеров или кредиторов и т. д.
Отчет анализа влияния на бизнес у различных компании будет иным — в отличие от отчета оценки риска, который может содержать схожую информацию.
Шаблон анализа влияния на бизнес
Шаблон анализа влияния на бизнес будет отличаться в зависимости от ниши бизнеса или отдела компании. Но есть элементы, характерные для любого шаблона:
- Название бизнес-процесса. Пример: «замена технологической линии» или «смена отраслевого позиционирования».
- Описание процесса. Указываются все неотъемлемые детали процесса и прогнозируемые, запланированные изменения. Пример: «оптимизация программного обеспечения для совершенствования навыков».
- Приоритетность. Как процесс влияет на продвижение бизнеса? Насколько серьезны будут последствия в случае простоя этого бизнес-процесса без модернизации? Зафиксируйте оценку по шкале: «минимальное», «среднее» или «серьезное» влияние.
- Категория воздействия. Какая именно сфера будет изменяться в результате влияния этого бизнес-процесса (оперативная деятельность, нормативно-правовая база и т. п.).
- Входные и выходные процессы. Основные операции процесса.
- Инструменты и ресурсы, используемые в процессе. Информационные, финансовые — любые источники, которые нужно задействовать для восстановления процесса.
- Пользователи процесса. Все люди, причастные к использованию необходимого процесса (кадровый персонал компании).
- Описание того, как случилась потеря. Детализированное описание событий, которые привели к потере, например: «в результате возгорания сервера наши клиенты лишились доступа к сайту и находящимся на нем необходимым цифровым данным».
- Сумма ущерба. Рассчитывается и указывается ориентировочная оценка ущерба в результате происшествия.
- Целевая шкала восстановления для нормирования процесса. Приблизительное время, за которое процесс будет возвращен в привычное состояние.
- Стратегия восстановления, основные шаги. Подробный план, определенные этапы для восстановления процесса. Как правило, их объясняют в контексте единой стратегии.
Заполняя шаблон, будьте внимательны — в анализе влияния на бизнес каждая, даже самая мелкая деталь играет свою роль.
Как итог
Осуществляйте анализ влияния на бизнес ежегодно — для обнаружения катастрофических влияний внешней среды на деятельность компании. Он позволит уменьшить сбои в бизнес-операциях и исключить финансовые потери. Анализ необходим для определения критических направлений, влияющих на развитие компании.
Пять основных этапов анализа нацелены на финальный результат — внедрение плана по налаживанию работы пострадавших направлений. Учтите, что бизнес растет и меняется, поэтому все рекомендации (как и факторы воздействия) нужно регулярно пересматривать и совершенствовать в соответствии с изменениями во внешней среде.
